Prozesse

Prozessmanagement & Fachlichkeit

Wenn die Organisation das Skelett und Rückgrat eines Unternehmens ist, sind die Prozesse ihr Blutkreislauf und Nervensystem. Manchmal bilden sie sogar das Herzstück. Denn Prozesse sind unweigerlicher Ausdruck unternehmerischer Aktivität, egal ob Sie Produkte herstellen oder Dienstleistungen erbringen. Funktioniert dabei etwas nicht wie gewünscht und werden dadurch Zielgrößen wie Qualität, Zeit oder Kosten verletzt, ist der Schaden beträchtlich.

Nur wenn die Prozesse laufen, läuft’s

Auch kann die Einführung neuer Technologien, Effizienz- oder Qualitätssteigerung bis hin zu Neuausrichtung der Organisation, der digitalen Transformation oder ein Merger Auslöser für die Neugestaltung oder die Optimierung von Prozessen sein. In allen Fällen müssen diese geprüft und oftmals angepasst oder idealerweise mit modernen Automatisierungsverfahren neu gestaltet werden.

Und dennoch ist Prozessmanagement in vielen Unternehmen nicht positiv besetzt, sondern wird oft als überflüssig, kostspielig oder störend betrachtet. Doch dies trifft nur dann zu, wenn das Prozessmanagement auf die reine Dokumentation der vorhandenen Ist-Prozesse beschränkt ist.

Wir hingegen sehen Prozessmanagement als zentrale Komponente in der Unternehmenssteuerung und unterstützen Sie gerne dabei, dies entsprechend zu etablieren – mittels einer individuellen Prozessanalyse, die Sie und uns schnell den Ursprung eines Problems herausfinden lässt.

Unsere Prozesskompetenz beruht dabei auf einer historisch gewachsenen Fähigkeit, umfassend organisatorische Funktionen, Aufgaben und Abläufe in Verbindung mit modernen Technologien zu verstehen, zu optimieren oder neu zu gestalten. Dieser gesamtheitliche Ansatz ist uns wichtig, denn er mündet in effektiven Verbesserungen für Sie und Ihr Geschäft. Bei der Gestaltung der Prozesse hat Kundenorientierung natürlich höchste Priorität.

Unser oberstes Ziel ist eine maximale Durchgängigkeit und Automatisierung der Prozesse. Brüche jeglicher Art gilt es zu vermeiden, um eine prozessorientierte Organisation mit größtmöglicher Transparenz und reibungslosen Abläufen sicherzustellen. Nur so erreichen wir eine nennenswerte Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Bereichen, das Aufbrechen von verkrusteten Strukturen und abgeschottetem Silodenken sowie eine neue Bereitschaft zur Kooperation.

Ihr Ansprechpartner
Frank Hendricks

Prozesse verstehen: Ein Unternehmen ohne Prozesse – wie ein Haus ohne Türen

Wer neue Prozesse gestalten möchte, braucht ein sehr gutes Verständnis für die bestehenden innerhalb und außerhalb der Organisation. Was beeinflusst den Output bzw. deren Ergebnisse? Wo sind Blockaden und Engstellen? Was sind die richtigen Hebel und Stellschrauben? Die Struktur der Organisation sollte idealerweise dem Prozess folgen – und der Prozess der Strategie. Das bedeutet: Erst die Strategie, dann die Prozesse und zuletzt die Struktur. Nicht wie häufig in der Praxis gelebt: Strukturen um Köpfe herum bauen, Prozesse ad-hoc an daraus resultierenden Silos vorbei gestalten und mit der Strategie alles so zu machen, wie es schon immer gemacht wurde. Um im Bild zu bleiben: Nur wer die Türen öffnet, kann auch für frischen Wind sorgen.

Analysieren, digitalisieren – das HRCIE Prozessmodell

Um Unternehmensprozesse nun genau verstehen, begreifen und analysieren zu können – vom Regelfall bis zu den Sonder- und Fehlerfällen, technisch wie prozessual – arbeiten wir bei HRCIE mit einem eigenen Modell:

  • Zuerst prüfen wir das bestehende Prozessmodell etwa mit Hilfe der Wertstromanalyse
  • Wir fragen uns: Welche Gestaltungselemente (wie z.B. Strategie, Strukturen oder die Ablauforganisation) beeinflussen die Prozesse wie Strategie, Strukturen oder die Ablauforganisation? Gibt es Anreize und Sanktionsmechanismen? Welche Technologien kommen zum Einsatz? etc.
  • Basierend auf bestehende Aufgaben, Abläufen und unterstützenden Technologien, definierten und gelebten Führungs- und Steuermechanismen sowie der Art von Kommunikation und Zusammenarbeit ergibt sich eine unternehmensindividuelle Prozessqualität, die Performance und Output der Organisation bestimmen
  • Wie hoch ist der Grad der Digitalisierung in den Prozessen? Diesen erheben wir und machen ihn transparent für die Identifikation neuer Digitalisierungspotentiale, wo sie sinnvoll und nötig erscheinen. Wir prüfen und analysieren:
    • die Reihenfolge der Digitalisierungsschritte
    • die unterstützenden Systeme und Infrastruktur
    • die Übersicht der Datenflüsse in und zwischen den Anwendungssystemen
  • Process-Mining sehen wir dabei als zusätzliche technische Möglichkeit zu prüfen, welche Schritte tatsächlich durchlaufen werden
  • Wir identifizieren die optimale Software zur Unterstützung der tatsächlichen Prozessgestaltung

Ihr Ansprechpartner
Frank Hendricks

Fachartikel:

Wie wirkt die Digitalisierung auf die Abläufe und Strukturen in Unternehmen?

Größe: 851.44 KB Format: pdf

Prozessgestaltung: Von der Prozesslandkarte zur eigenen Rolle

Haben Sie sich einmal für die Erarbeitung eines grundsätzlichen Prozessmodells, idealerweise in der Standardnotation BPMN 2.0 entschieden, ist dieses an die Unternehmensstrategie auszurichten bzw. mit ihr zu verknüpfen. Wie eben beschrieben: Die Struktur der Organisation folgt dann dem Prozess – und der Prozess der Strategie.

Die oberste Ebene des Prozessmodells ist in unserer Vorgehensweise immer die Prozesslandkarte. Dort sind alle Prozesse grob zu übergreifenden Hauptprozessen zusammengefasst.

Prozesse müssen aber dynamisch sein und sich geänderten Bedingungen anpassen. Das dies strategiekonform und unter bester Ausnutzung der gegebenen Ressourcen erfolgt, dazu bedarf es eines Prozessmanagements.

Gleichzeitig ist es sinnvoll, Rollen im Prozessmanagement festzulegen. Denn hier werden die Sollprozesse definiert, koordiniert und die bestehenden Prozesse danach gestaltet und optimiert. Prozessziele werden detailliert in einzelnen Schritten erarbeitet und die Schnittstellen beschrieben – insbesondere die der internen Lieferanten und Kundenbeziehungen. Die gefundenen und definierten Rollen sind entsprechend der einzelnen Aufgaben und Kompetenzen zuzuordnen.

Ihr Ansprechpartner
Frank Hendricks

Technologien, Systeme und Prozesse – auf einen Nenner gebracht

Das Wechselspiel aus Technologien und Prozessen ist mit besonderer Aufmerksamkeit zu betrachten. Denn Effizienzsteigerungen lassen sich in vielen Unternehmen vor allem durch eine weitgehende Automatisierung von Prozessen erreichen. Hierfür sind Technologien erforderlich, die die Gestaltung ganz neuer Geschäftsmodelle ermöglichen.

  • Zuerst ist eine Analyse und Auswahl der jeweiligen Systeme vor Ort erforderlich
  • Ebenso betreiben wir hierzu ein Mapping der Prozesse mit Systemen und Infrastruktur, insbesondere für die Übersicht der Datenflüsse in und zwischen den Anwendungssystemen
  • Wir klären die Frage, ob Sollprozesse auch zu den vorhandenen Systemen passen
  • Am Ende steht die Integration – also das Anpassen von Prozessen und Systemen

Ihr Ansprechpartner:
Jürgen Rost
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